档案信息化建设与档案管理的几点思考
[摘 要]目前，我国社会不断发展，科学技术不断进步。因此，对档案信息建设和管理的要求越来越高，管理方法也应与时俱进，与时俱进。同时，档案工作者应严格保密，实现信息的有效收集和管理，以满足现代社会对档案信息管理的要求，有效保障档案工作者的信息安全和我国档案工作者的利益，以此来促进我国档案信息化建设与档案管理的快速发展。
[关键词]档案；信息化建设；档案管理；几点思考
中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）13-0186-01
导言
信息技术在各行各业的广泛应用对社会经济建设和社会发展产生了巨大的影响，信息的重要性逐渐凸显，并引起了各行各业的广泛关注。档案作为承载信息和促进信息传播的重要载体，也开始受到相应的关注。如何依托信息化发展，积极探索档案信息化建设，构建信息化管理模式，已成为相关人员关注的重点。因此有必要结合档案信息化建设和发展的现实需求，对档案管理工作进行改革创新，提高档案管理工作的影响力，为社会经济建设和发展提供有效的支持。
1档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义的信息，即档案内容本身的信息化；第二种是广义的信息，即把档案信息与社会、政治、经济和文化信息结合起来的信息。因此，档案信息化建设的目标一方面是促进档案信息进入社会传播系统并在社会上广泛传播，另一方面是将档案信息与其他社会信息形式结合起来，在社会上广泛传播，为社会服务。当然，这两个方面的目标不是孤立的，而是相互关联和相互加强的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2档案信息化建设与档案管理带来影响的因素分析
在传统的档案管理中，由于技术条件的限制，大多数档案管理采用纸质版本管理方式，这在当今时代是非常罕见的。大多数现代人使用网络技术来管理档案，也就是说，档案的存储和流通方式发生了巨大的变化。然而，网络极其复杂，因为当前的网络信息非常多，各种各样的网络信息混杂在一起，一些重要的信息文件混杂着一些不太重要的信息，这对信息的有效管理非常不利。这给网络中档案信息的有效管理带来了极大的不利。电子档案在网络中的兴起并没有追溯到很长一段时间，因此在网络中电子档案的管理中仍然存在许多系统问题。由于系统的不完善，在实际操作中出现了许多问题，这对信息管理的有效实施非常不利。最后，应该提到的是，大多数在网络上工作的员工缺乏必要的技术支持，即他们不能充分利用网络资源来管理档案和数据等。
3加强档案数字化管理的有效措施
3.1加大档案管理数字化建设力度
首先，使用计算机编辑各种电子文档信息。目前，项目档案侧重于文件、技术数据和人员数据。为了提高档案的利用价值，提高管理效率，档案可以由计算机管理，工程企业的各类档案可以按照一定的规则制作和保存。其次，进一步规范文件管理系统。只有对初始信息的管理和集成进行标准化和标准化，才能确保信息的准确性和有效性，如此，在进行信息计划转变的过程中，方可有条不紊，数字化技术方可获得最大化使用，信息化管理方可发挥出必要的价值与作用。最后，创建一个完美的资源库。为档案创建一个健全的资源库是一项非常重要的工作。保持资源库随时开放和更新，确保信息资源的持续优化和提供方便的服务是资源库创建的基本目标。开发人员将所有归档信息转换成基于信息的模型，如文档、信息图表等，进行全面的搜索划分，将其上传到企业以创建资源库，要求专门人员管理资源库进行信息更新，并有效处理资源库中出现的问题，以确保资源库的顺利运行。
3.2提高档案信息化的技术水平与管理水平
在本单位档案信息化建设中，档案管理中心应准备一整套硬件设施，吸收先进信息科学技术的引进，根据本单位自身情况寻找一套合适的管理软件，或通过科研开发一套适合本单位的管理软件，建立完整的档案管理系统，以加快本单位档案信息化进程，更好地响应国家政策的号召，为社会服务。在档案的归纳和整合过程中，必须采用统一录入和严格筛选的方法，否则会降低工作效率，原本已经繁琐的工作会变得更加繁忙。档案信息化建设所需的资源共享不是资源完全公开的要求。在共享资源的同时，应注意建立对信息资源的访问权。对于一些机密文件，应该严格控制读者的身份和范围。只有这样，档案管理系统才能得到改进。
3.3培养档案管理人员职业道德
目前，我国档案管理人员普遍职业素质较差。他们大多没有专业毕业，传统的档案管理模式深深植根于人们的心中。因此，很难接受新的信息管理模式，从而影响了我国档案信息管理的发展。因此，档案管理人员应加强培训，邀请专业专家开展培训工作，使他们能够掌握专业的档案管理知识，以适应时代的发展，为我国的档案管理做出贡献。
3.4加快数字化建设进程
檔案管理数字化建设是建立档案信息的基础。只有加快档案管理的数字化，才能实现档案资源的共享和档案信息的计算机化。首先，我们应该更加重视档案的数字化建设，制定相应的具体工作计划，建立相关的监督和监督制度。其次，有必要提高数据处理中的数据输入和数据下载效率，以确保数字化建设的进程。与此同时，相关的电子管理系统将得到更新和优化，使其更加用户使用和方便用户。我们需要平等地关注纸质记录的管理和电子记录的管理，并改进与管理和相互保护相结合的相关机制。最后，档案管理部门之间的合作是建立联系，应严格遵守国家制度，建立了数字档案管理和资源系统，以建立信息化档案做贡献。
结语
总之，随着时代的发展和现代生活中各种科学技术的应用，档案信息管理取得了重大突破。尽管档案信息管理中仍然存在一些问题，但这些问题是可以克服的。我们必须结合先进的理论知识，不断探索和尝试在实践中找到解决档案管理问题的方法，依靠正确的方向来引导前进，实现档案信息的高效管理。
参考文献
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